Arbetsbeskrivning för Funktionärer i Finspångs Båtsällskap

Beskrivningen utgör komplement till Sällskapets stadgar.

Styrelsen 

skall:

• svara för att verksamheten utvecklas på ett för sällskapet gynnsamt sätt
• utarbeta erforderliga instruktioner och anvisningar för sällskapets anläggningar och materiel
• hålla hög aktualitet genom regelbunden och frekvent mötesverksamhet
  
  

Ordföranden

skall:

• ha övergripande ansvar för styrelsens arbete
• leda styrelsens möten
• bevaka att alla beslut och åtgärder är förenliga med sällskapets stadgar och ordningsregler
• fastställa ansvarsfördelning för av styrelsen aktualiserade åtgärder och aktiviteter
• representera sällskapet gentemot allmänhet, myndigheter och organisationer

Vice ordföranden övertar Ordförandens skyldigheter vid ordförandes frånvaro.

Sekreteraren

skall:

• föra protokoll vid styrelsemöte
• distribuera protokoll
• distribuera kallelse och föredragningslista inför möten
• utfärda interna och externa brev och skrivelser
• upprätta förteckning över styrelsemedlemmar och sällskapets övriga funktionärer
• hålla sällskapets webbsida uppdaterad med avseende på information från styrelsen
• upprätta förslag till verksamhetsberättelse inför årsmötet
• på ett systematiskt sätt arkivera och diarieföra mötesprotokoll, korrespondens och annan dokumentation som kan vara av betydelse för Sällskapets framtid
• tillhandahålla stadgar och ordningsregler samt blanketter för medlemsansökning och reseräkning
• vara styrelseledamot

Vice sekreteraren övertar Sekreterarens skyldigheter vid sekreterarens frånvaro.

Kassören

skall:

• föra kassabok över sällskapets löpande inkomster och utgifter. Arkivera verifikationer och övrig ekonomisk dokumentation i samråd med sekreteraren.
• förvalta sällskapets bankkonton med tillhörande auktorisering
• vid styrelsemöte föredra sällskapets ekonomiska status
• för styrelsen visa skriftlig ekonomisk redogörelse (t.ex. var 3:e månad)
• tömma sällskapets postlåda minst varannan vecka
• verkställa utbetalningar
• fakturera medlems- och andra avgifter i samråd med Medlemsregisteransvarige och Båtplatsansvarige
• följa upp inbetalda avgifter och löpande uppdatera medlemsregistret (BAS)
• utfärda påminnelsefakturor vid behov
• tillse att sällskapet följer gällande skattelagstiftning
• göra bokslut över sällskapets resultat och balansräkning för verksamhetsåret
• överlämna bokslut och räkenskaper till sällskapets revisorer enligt stadgar
• förelägga styrelsens bokslut och budgetförslag inför årsmötet
• ansvara för nyckeldeponi samt registrera alla nyckelinnehavare
• ansvara för anskaffning och försäljning av klubbvimplar
• ansvara för att årligen uppdatera vilka representanter som är godkända för kreditköp
• vara styrelseledamot
  
  

Bryggansvarig

skall:

• ansvara för förtöjningsbesiktning
• initiera erforderliga reparationer och förebyggande underhåll av bryggorna
• upprätta långsiktig plan för bryggornas utbyte och uppgradering
• årligen kontrollera mastkranen med avseende på säkerhet och funktion samt regelbundna dykinspektioner
• upprätta och underhålla liggare över utförda åtgärder
• delegera lämpliga uppgifter till berörd bryggvärd
  
  

Båtplatsansvarig

skall:

• fördela lediga båtplatser
• svara för att bryggplatserna utnyttjas på bästa möjliga sätt
• underhålla sällskapets båtplatsregister i system tillhandahållet av Svenska Båtunionen (BAS)
• föra register/kölista över båtplatssökande
• ansvara för båtplatslista för respektive brygga anslås (till 1:a juni)
• tillsammans med Medlemsregisteransvarige förbereda utskick av inbetalningskort för medlems- och bryggplatsavgifter
• ansvara för att ny medlem erhåller förtöjningsanvisningar
  
  

Båtuppläggningsansvarig

skall:

• ansvara för att vinteruppläggning samt sjö- och torrsättning av båtar i hamnområdet sker med säkerhet för såväl människor som båtar
• beakta brandsäkerhet/brandgator och utrymningsväg
• föreslå tidpunkt för sjösättning och torrsättning
• i god tid informera berörda medlemmar om regler och villkor för sjö/torr-sättning
  
  

Miljö- och Personsäkerhetsombudet

skall:

• utarbeta förslag till miljö- och säkerhetsregler för hamnen
• tillse att sällskapet uppfyller lagstadgande miljökrav, t.ex. upprättande av miljöplan
• tillse att lämplig avfallshantering finns organiserad för hamnområdet
• informera medlemmarna om gällande miljö- och säkerhetsregler
• föreslå anskaffning av materiel eller åtgärder som kan förbättra miljön eller höja personsäkerheten
• ansvara för sällskapets livräddningsutrustning i hamnområdet
• vara styrelseledamot
  
  

Medlemsregisteransvarig

skall:

• upprätta medlemsregister i system tillhandahållet av Svenska Båtunionen (BAS) och hålla detta uppdaterat
• hålla styrelsen informerad om förändringar i medlemsantalet
• tillsammans med Båtplatsansvarig förbereda utskick av inbetalningskort för medlems- och bryggplatsavgifter
• upprätta listor över båtplatsernas fördelning som underlag för anslag vid varje brygga
• uppdatera registeruppgifter efter begäran av medlem
• vara personuppgiftsansvarig enligt allmänna dataskyddsförordningen/GDPR
• vara styrelseledamot
  
  

Underhållsansvarig

skall:

• definiera underhållsbehov av sällskapets klubbstuga, övriga byggnader och hamnområde
• föreslå planering och prioritering av mer omfattande underhålls- och kompletteringsarbeten i hamnområdet
  
  

Materialförvaltaren

skall:

• fortlöpande hålla förteckning över sällskapets utrustning/verktyg vid Kalvholmen samt föreslå styrelsen inköp av ny utrustning 
  
  

Hamnfogden

skall:

• informera besökare och medlemmar om sällskapets verksamhet
• kontrollera byggnader med avseende på städning, ordning och reda
• bevaka efterlevnaden av gällande föreskrifter utnyttjande av hamnens markområde, byggnader, bryggor och utrustning samt rapportera eventuella överträdelser till berörd ansvarig
• sköta det löpande underhållet gällande klubbstuga, toaletter, sophantering, belysning osv.
• klippa gräs och hålla hamnområdet städat
• lämna ut nycklar och vimplar till medlemmar i samråd med Kassören
  
  

Bryggvärdar

skall:

• rapportera eventuella brister på bryggan till Bryggansvarig
• deltaga vid förtöjningsbesiktning
  
  

Fastighetsansvarig Kalvholmen

skall:

• handha myndighetsrelationer
• övervaka fastighetens avtal (elabonnemang, VA etc.).
• företräda sällskapet vid samordning med angränsande fastighetsägare, t.ex. underhåll av gemensam tillfartsväg
  
  

Arbetsdagsansvarig

skall:

• planera arbetsdagar och åtgärder
• kalla medlemmar till arbetsdag enligt stadgar och ordningsregler
• hålla register över kallade och deltagande medlemmar
• förbereda utskick av förhöjd avgift i förekommande fall
  
  

Ungdomsledare

skall:

• ansvara för sällskapets ungdomsverksamhet
  
  

Klubblokalsansvarig

skall:

• ansvara för skötseln av sällskapets klubblokal i Finspång 
  
  

Kontaktperson till kappseglingskommittén

skall:

• hålla löpande kontakt med sällskapets kappseglingskommitté
• vara styrelsemedlem
  
  

Webmaster

skall:

• ansvara för att sällskapet har en väl fungerande hemsida
• tillse att hemsidans innehåll är uppdaterat och intressant för sällskapets medlemmar
  
  

Serveringstillståndsansvarig

skall:

• ansvara för att sällskapet har nödvändiga tillstånd vid medlemssammankomster
• utse serveringsansvariga vid behov

 

Finspång 2018-03-07

Styrelsen
Finspångs Båtsällskap