Arbetsbeskrivning för Funktionärer i Finspångs Båtsällskap

Beskrivningen utgör komplement till Sällskapets stadgar.


Styrelsen 

skall:

  • svara för att verksamheten utvecklas på ett för sällskapet gynnsamt sätt
  • utarbeta erforderliga instruktioner och anvisningar för sällskapets anläggningar och materiel
  • hålla hög aktualitet genom regelbunden och frekvent mötesverksamhet

Ordföranden

skall:

  • ha övergripande ansvar för styrelsens arbete
  • leda styrelsens möten
  • bevaka att alla beslut och åtgärder är förenliga med sällskapets stadgar och ordningsregler
  • fastställa ansvarsfördelning för av styrelsen aktualiserade åtgärder och aktiviteter
  • representera sällskapet gentemot allmänhet, myndigheter och organisationer

Vice ordföranden övertar Ordförandens skyldigheter vid ordförandes frånvaro.

Sekreteraren

skall:

  • föra protokoll vid styrelsemöte
  • distribuera protokoll
  • distribuera kallelse och föredragningslista inför möten
  • utfärda interna och externa brev och skrivelser
  • upprätta förteckning över styrelsemedlemmar och sällskapets övriga funktionärer
  • hålla sällskapets webbsida uppdaterad med avseende på information från styrelsen
  • upprätta förslag till verksamhetsberättelse inför årsmötet
  • på ett systematiskt sätt arkivera och diarieföra mötesprotokoll, korrespondens och annan dokumentation som kan vara av betydelse för Sällskapets framtid
  • tillhandahålla stadgar och ordningsregler samt blanketter för medlemsansökning och reseräkning
  • vara styrelseledamot

Vice sekreteraren övertar Sekreterarens skyldigheter vid sekreterarens frånvaro.

Kassören

skall:

  • föra kassabok över sällskapets löpande inkomster och utgifter. Arkivera verifikationer och övrig ekonomisk dokumentation i samråd med sekreteraren.
  • förvalta sällskapets bankkonton med tillhörande auktorisering
  • vid styrelsemöte föredra sällskapets ekonomiska status
  • för styrelsen visa skriftlig ekonomisk redogörelse (t.ex. var 3:e månad)
  • tömma sällskapets postlåda minst varannan vecka
  • verkställa utbetalningar
  • fakturera medlems- och andra avgifter i samråd med Medlemsregisteransvarige och Båtplatsansvarige
  • följa upp inbetalda avgifter och löpande uppdatera medlemsregistret (BAS)
  • utfärda påminnelsefakturor vid behov
  • tillse att sällskapet följer gällande skattelagstiftning
  • göra bokslut över sällskapets resultat och balansräkning för verksamhetsåret
  • överlämna bokslut och räkenskaper till sällskapets revisorer enligt stadgar
  • förelägga styrelsens bokslut och budgetförslag inför årsmötet
  • ansvara för nyckeldeponi samt registrera alla nyckelinnehavare
  • ansvara för anskaffning och försäljning av klubbvimplar
  • ansvara för att årligen uppdatera vilka representanter som är godkända för kreditköp
  • vara styrelseledamot

Bryggansvarig

skall:

  • ansvara för förtöjningsbesiktning
  • initiera erforderliga reparationer och förebyggande underhåll av bryggorna
  • upprätta långsiktig plan för bryggornas utbyte och uppgradering
  • årligen kontrollera mastkranen med avseende på säkerhet och funktion
  • upprätta och underhålla liggare över utförda åtgärder
  • delegera lämpliga uppgifter till berörd bryggvärd

Båtplatsansvarig

skall:

  • fördela lediga båtplatser
  • svara för att bryggplatserna utnyttjas på bästa möjliga sätt
  • underhålla sällskapets båtplatsregister i system tillhandahållet av Svenska Båtunionen (BAS)
  • föra register/kölista över båtplatssökande
  • ansvara för båtplatslista för respektive brygga anslås (till 1:a juni)
  • tillsammans med Medlemsregisteransvarige förbereda utskick av inbetalningskort för medlems- och bryggplatsavgifter
  • ansvara för att ny medlem erhåller förtöjningsanvisningar

Båtuppläggningsansvarig

skall:

  • ansvara för att vinteruppläggning samt sjö- och torrsättning av båtar i hamnområdet sker med säkerhet för såväl människor som båtar
  • beakta brandsäkerhet/brandgator och utrymningsväg
  • föreslå tidpunkt för sjösättning och torrsättning
  • i god tid informera berörda medlemmar om regler och villkor för sjö/torr-sättning

Miljö- och Personsäkerhetsombudet

skall:

  • utarbeta förslag till miljö- och säkerhetsregler för hamnen
  • tillse att sällskapet uppfyller lagstadgande miljökrav, t.ex. upprättande av miljöplan
  • tillse att lämplig avfallshantering finns organiserad för hamnområdet
  • informera medlemmarna om gällande miljö- och säkerhetsregler
  • föreslå anskaffning av materiel eller åtgärder som kan förbättra miljön eller höja personsäkerheten
  • ansvara för sällskapets livräddningsutrustning i hamnområdet
  • vara styrelseledamot

Medlemsregisteransvarig

skall:

  • upprätta medlemsregister i system tillhandahållet av Svenska Båtunionen (BAS) och hålla detta uppdaterat
  • hålla styrelsen informerad om förändringar i medlemsantalet
  • tillsammans med Båtplatsansvarig förbereda utskick av inbetalningskort för medlems- och bryggplatsavgifter
  • upprätta listor över båtplatsernas fördelning som underlag för anslag vid varje brygga
  • uppdatera registeruppgifter efter begäran av medlem
  • vara styrelseledamot

Underhållsansvarig

skall:

  • definiera underhållsbehov av sällskapets klubbstuga, övriga byggnader och hamnområde
  • föreslå planering och prioritering av mer omfattande underhålls- och kompletteringsarbeten i hamnområdet

Materialförvaltaren

skall:

  • fortlöpande hålla förteckning över sällskapets utrustning/verktyg vid Kalvholmen samt föreslå styrelsen inköp av ny utrustning 

Hamnfogden

skall:

  • informera besökare och medlemmar om sällskapets verksamhet
  • kontrollera byggnader med avseende på städning, ordning och reda
  • bevaka efterlevnaden av gällande föreskrifter utnyttjande av hamnens markområde, byggnader, bryggor och utrustning samt rapportera eventuella överträdelser till berörd ansvarig
  • sköta det löpande underhållet gällande klubbstuga, toaletter, sophantering, belysning osv.
  • klippa gräs och hålla hamnområdet städat
  • lämna ut nycklar och vimplar till medlemmar i samråd med Kassören

Bryggvärdar

skall:

  • rapportera eventuella brister på bryggan till Bryggansvarig
  • deltaga vid förtöjningsbesiktning

Fastighetsansvarig Kalvholmen

skall:

  • handha myndighetsrelationer
  • övervaka fastighetens avtal (elabonnemang, VA etc.).
  • företräda sällskapet vid samordning med angränsande fastighetsägare, t.ex. underhåll av gemensam tillfartsväg

Arbetsdagsansvarig

skall:

  • planera arbetsdagar och åtgärder
  • kalla medlemmar till arbetsdag enligt stadgar och ordningsregler
  • hålla register över kallade och deltagande medlemmar
  • förbereda utskick av förhöjd avgift i förekommande fall

Ungdomsledare

skall:

  • ansvara för sällskapets ungdomsverksamhet

Klubblokalsansvarig

skall:

  • ansvara för skötseln av sällskapets klubblokal i Finspång 

Kontaktperson till kappseglingskommittén

skall:

  • hålla löpande kontakt med sällskapets kappseglingskommitté
  • vara styrelsemedlem

Webmaster

skall:

  • ansvara för att sällskapet har en väl fungerande hemsida
  • tillse att hemsidans innehåll är uppdaterat och intressant för sällskapets medlemmar

Serveringstillståndsansvarig

skall:

  • ansvara för att sällskapet har nödvändiga tillstånd vid medlemssammankomster
  • utse serveringsansvariga vid behov

 

Finspång 2018-03-07


Styrelsen
Finspångs Båtsällskap